HP LaserJet 3100 All in One Printer series - Contents

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Contents 5

Contents

1 Set Up

Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

HP LaserJet 3100 product features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Checklist for setting up if installing software . . . . . . . . . . . . . . . 13
Checklist for setting up if not installing
software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

System requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Checking the contents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Identifying parts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Identifying scanner path parts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Identifying printer path parts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Installing the toner cartridge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Attaching supports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Attaching the paper loading label . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Loading paper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Connecting the parallel cable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Connecting telephone cords . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Before you begin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
If you have a modem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Connecting the HP LaserJet 3100 product . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Deciding what else to connect . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Connecting other devices (optional) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Connecting the power cord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Installing the software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

If you already have a PC fax program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Using the CD-ROM or floppy disks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Installation instructions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Creating floppy disks from the CD-ROM. . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Uninstalling the software. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Installation troubleshooting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Setting required features for standalone fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Setting the time and date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Setting the fax header. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Setting the answer mode and rings to answer . . . . . . . . . . . . . 43

Printing a test page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Taking the next step . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

2 Quick Tutorial

Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Identifying control panel keys and features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

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6 Contents

EN

Using the control panel menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Identifying Document Assistant features (software) . . . . . . . . . . . . 50
Accessing the JetSuite Pro software. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Introducing the viewer (software) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Introducing the desktop (software) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Using online help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

Loading items to be faxed, copied, or scanned. . . . . . . . . . . . . . . . 55
Sending a fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Making a copy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Scanning an item. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

3 Faxing

Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Faxing overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

Faxing using the HP LaserJet 3100 product. . . . . . . . . . . . . . . 62
Sending faxes using the Document
Assistant (software) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Faxing using a program (software) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

Sending faxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Selecting items for faxing, copying, and scanning . . . . . . . . . . 66
Loading items to be faxed. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
Adjusting the contrast . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Adjusting the resolution. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Resolution options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Inserting a pause while dialing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Using special dialing symbols . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Special dialing symbols options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Sending faxes to one recipient . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Sending faxes to multiple recipients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Using Manual Dial. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Sending a fax by dialing from a telephone . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Redialing manually . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Sending a fax with confirmation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Sending long pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Sending a fax at a future time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Setting up a fax for request (being polled) . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Canceling the current fax job . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Canceling a fax job using Job Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Receiving faxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Loading paper for receiving faxes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Setting the paper size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Receiving faxes when you hear fax tones . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Printing faxes received to memory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Reprinting faxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Clearing faxes from memory. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Requesting a fax from another fax machine (polling) . . . . . . . . 87

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EN

Contents 7

Using fax forwarding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
Using remote retrieval. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Using pager notification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Features available only through the software . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
Hints and help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

4 Printing

Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Selecting print media. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Selecting media types. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Selecting media sizes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

Loading media. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Loading the paper input bin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Using the single-sheet input slot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Selecting the output path . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

Printing on letterhead and envelopes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Printing tasks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

Stopping a print job . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
Printing on both sides (duplexing). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

Printing on special media . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Managing HP LaserJet toner cartridges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

Extending toner life by redistributing toner . . . . . . . . . . . . . . . 108
Recycling toner cartridges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

Hints and help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

5 Copying

Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

Using the control panel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
Using the Document Assistant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

Loading paper for copy output. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Selecting items to be copied . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Loading items to be copied . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
Making copies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Adjusting the contrast . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Adjusting the resolution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Reducing or enlarging copies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Copying long pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Features available only through the software . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Hints and help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

6 Scanning

Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Selecting items for scanning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
Loading items to be scanned . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
Starting a scan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

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8 Contents

EN

Common scan modes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Working with scanned items in the viewer . . . . . . . . . . . . . . . 126
Saving scanned items. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Working with the desktop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Using link icons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Scanning to text using OCR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
About OCR software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

Scanning from a TWAIN-enabled program . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
Scanning long pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
Hints and help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

7 E-Mailing Portable Documents

Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
Introducing the portable document viewer . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
Selecting items for scanning to e-mail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
Loading items to be scanned to e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
E-mailing paper documents from the Document Assistant . . . . . . 137
E-mailing paper documents by scanning first . . . . . . . . . . . . . . . . 137
E-mailing portable documents from the JetSuite Pro software . . . 138
E-mailing portable documents from another program . . . . . . . . . . 138

8 Managing Basic Features

Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Using the control panel menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
The Menu tree . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Setting send fax options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

Inserting a pause or wait. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Enabling special dialing symbols . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
Using special dialing symbols . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
Special dialing symbols options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Programming one-touch keys and speed-dial codes . . . . . . . 144
Programming a group-dial code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
Programming a one-touch key for alternate long distance service
148
Changing the time and date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Changing the fax header. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
Adjusting autoredial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Adjusting the time between redials . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Selecting tone or pulse dialing mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Changing detect dial tone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

Setting receive fax options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

Changing answer mode and rings to answer . . . . . . . . . . . . . 156
Turning on or off error correction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Changing the page stamp option . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Receiving faxes to memory. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
Enabling remote retrieval and setting a password . . . . . . . . . 161

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EN

Contents 9

Setting autoreduction for incoming faxes . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Changing the silent detect mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Enabling an extension phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

Managing logs and reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

Printing the fax log . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Setting when the fax log prints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Setting when transmission reports print . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Printing a one-touch, speed-dial, and group-dial report . . . . . 166
Printing a configuration report. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
Printing a self-test report. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
Printing a Menu tree . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
Printing all reports at once . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

Adjusting general defaults . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

Controlling sound volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
Changing the default resolution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
Changing the default contrast . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
Setting the default collation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Setting the paper size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
Changing the default copy size. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
Changing the language on the display panel . . . . . . . . . . . . . 175
Restoring factory defaults . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

Hints and help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

9 Troubleshooting and Maintenance

Basic troubleshooting steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177
Clearing jams from the scanner area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
Clearing jams from paper path areas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180

Resetting the HP LaserJet 3100 product . . . . . . . . . . . . . . . . 184

Resolving control panel error messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Solving fax problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
Solving printing problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203
Solving copying problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
Solving scanning problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
Solving image quality problems. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215
Solving paper feed problems. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222
Cleaning the scanner path . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227
Cleaning the print path . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
Using a cleaning page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Recalibrating the scanner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234
Ordering parts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
Ordering software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236

Appendix A Specifications

Simultaneous tasking features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240
Paper weight equivalence table (approximate) . . . . . . . . . . . . . . . 241
Product specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242

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10 Contents

EN

Transportation: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242

Laser safety statement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242
Laser statement for Finland. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

Luokan 1 laserlaite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

FCC regulations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

FCC part 68 requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245

Telephone consumer protection act (US) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
IC CS-03 requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
Declaration of conformity. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248
Canadian DOC regulations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
Environmental product stewardship program . . . . . . . . . . . . . . . . 249

Protecting the environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249

Material safety data sheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252

Appendix B Service and Support Information

Warranty information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253

Hewlett-Packard limited warranty statement. . . . . . . . . . . . . . 253
Obtaining hardware service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
Returning the unit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255
Service information form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256

Software license agreement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257
HP sales and service offices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

Appendix C Changing Parallel Port Modes

General information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265
Other areas of potential conflict . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266

Glossary

Index

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